Lawya

Považujeme za důležité, abychom své klienty, návštěvníky našich webových stránek www.lawya.cz a účastníky odborných vzdělávacích akcií jasně a jednoduše informovali o tom, jak budeme nakládat s osobními údaji, které nám svěří.

Obchodní korporace LAWYA, advokátní kancelář s.r.o., IČO: 07013531, se sídlem č.p. 240, 683 01 Tučapy, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Brně, sp. zn. C 105635 (dále také jen „LAWYA“), v rámci činností souvisejících s výkonem advokátní praxe zpracovává osobní údaje, přičemž za všech okolností klade důraz na to, aby zpracování probíhalo v souladu s platnou právní úpravou a s respektem k právům všech zúčastněných.

LAWYA jako správce osobních údajů

Ve vztahu ke zpracovávání osobních údajů je LAWYA podle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů, dále také jen „Nařízení“ nebo „GDPR“) správcem osobních údajů. Správce rozhoduje o tom, jak bude probíhat zpracování osobních údajů a za zpracování osobních údajů, které provádí, i plně odpovídá.

Zpracováním osobních údajů se rozumí jakákoliv operace nebo soubor operací, které jsou prováděny s osobními údaji nebo soubory osobních údajů pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení.

Osobními údaji mohou být veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (dále jen „subjekt údajů“). GDPR nám říká, že identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby. Osobními údaji zvláštní kategorie jsou takové údaje, které vypovídají o rasovém či etnickém původu, politických názorech, náboženském vyznání či filozofickém přesvědčení nebo členství v odborech, a zpracování genetických údajů, biometrických údajů za účelem jedinečné identifikace fyzické osoby a údajů o zdravotním stavu či o sexuálním životě nebo sexuální orientaci fyzické osoby.

Z naší praxe vyplývá, že zpracováváme zejména tyto osobní údaje:

  • identifikační údaje osob (jméno, příjmení nebo obchodní firma, IČO nebo DIČ)
  • kontaktní poštovní adresu nebo emailovou adresu, resp. adresu sídla společnosti
  • telefonní číslo
  • platební nebo bankovní údaje
  • datum narození nebo rodné číslo
  • jiné osobní údaje, včetně zvláštní kategorie osobních údajů, které se vztahují k plnění smlouvy nebo našich jiných povinností

 

Pokud nemáme souhlas ke zpracování osobních údajů, zpracováváme osobní údaje pouze tehdy, pokud zpracování lze opřít o jiný důvod – právní titul, a to pouze za určitým účelem.

Zpracování osobních údajů LAWYA provádí zejména ve vztahu k plnění smlouvy, na základě které poskytuje právní služby. V návaznosti na smlouvu totiž LAWYA zpracovává osobní údaje o klientech, protistraně nebo o dalších zúčastněných osobách. V tomto případě je zpracování osobních údajů nezbytné proto, abychom mohli dostát svých povinností, které pro nás ze smlouvy vyplývají.

S plněním smlouvy, tedy s poskytováním advokátních služeb, rovněž souvisí povinnosti sdílet osobní údaje s finanční správou nebo s jinými orgány veřejné moci. Pokud takto postupujeme, plníme povinnosti vyplývající z příslušné právní úpravy.

Účelem, pro který můžeme zpracovávat osobní údaje, je i ochrana našeho oprávněného zájmu. V situaci, kdy budeme například vymáhat dlužné pohledávky klientů nebo chránit bezpečnost svých webových stránek, může dojít i ke zpracování osobních údajů.

Naše činnost ale primárně směřuje k tomu, abychom chránili zájmy klientů, resp. třetích osob. I pro tento účel můžeme zpracovávat osobní údaje, pokud nám takovou povinnost ukládají právní předpisy vztahující se k výkonu advokacie.

S ohledem na neustále se měnící právní prostředí si myslíme, že je vhodné naše klienty informovat o nejdůležitějších změnách a novinkách, resp. o tom, jaké služby (aktuálně nebo nově) nabízíme. K rozesílání obchodních nebo marketingových nabídek se ale stavíme střízlivě a takové zprávy mohou klienti vždy obratem odmítnout. To budeme vždy respektovat a na poskytování našich služeb to nebude mít vliv.

Zpracování osobních údajů provádíme jak manuálně, tak automaticky. Rozesílání obchodních nabídek si žádá automatizovaný způsob zpracování, který nám nejenom šetří čas, ale vyřeší i technické zabezpečení hromadné komunikace. Profilování nebo automatizované rozhodování neprovádíme (ani to zatím nemáme v plánu).

Dodržujeme základní zásady

Pokud nakládáme s osobními údaji, vždy respektujeme základní zásady, tedy:

Zásadu zákonnosti, korektnosti, transparentnosti

  • osobní údaje nezpracováváme jen tak, vždy máme důvod (právní titul) ke zpracování
  • způsoby zpracování netajíme, protože věříme, že subjekty údajů mají právo vědět, co se děje s jejich osobními údaji
  • naše postupy jsou férové, postupujeme tak, jak bychom si přáli, aby jiní správci nakládali s našimi osobními údaji

 

Zásadu omezení účelu

  • účely zpracování nekombinujeme, pokud si to subjekt údajů výslovně nepřeje
  • pokud máme s klientem smlouvu o poskytnutí advokátních služeb, jen tak bez dalšího upozornění mu neodešleme marketingovou nabídku

 

Zásadu minimalizace údajů

  • zpracováváme jen ty údaje, které nezbytně potřebujeme
  • v průběhu zpracování kontrolujeme, jestli nám osobní údaj nechybí nebo naopak nepřebývá

 

Zásadu přesnosti

  • chceme-li poskytovat kvalitní služby, nepřesné údaje nám nestačí
  • snažíme se vždy dbát na to, aby všechny údaje odpovídaly skutečnosti

 

Zásadu omezení uložení

  • osobní údaje si nenecháváme navždy, ale pouze po dobu nezbytnou
  • pokud osobní údaje už nepotřebujeme, smažeme je

 

Zásadu integrity a důvěrnosti

  • zpracování zabezpečujeme jak organizačně (pečlivě vedeme listinnou spisovou dokumentaci a zabezpečujeme svoje prostory), tak technicky (dbáme na odpovídající IT zabezpečení počítačů i sítě)

Jak dlouho budeme zpracovávat osobní údaje?

Tak dlouho, jak je to nezbytné, ani o chvilku déle. Je pro nás důležité, abychom shromažďovali jenom nezbytné osobní údaje a po nezbytně nutnou dobu.

Pokud například plníme smlouvu o poskytování právních služeb, musíme si vaše údaje ponechat po dobu jejího plnění. Po jejím skončení může nastat více situací. Protože musíme vše řádně vyúčtovat a editovat, jsme vázáni archivačními lhůtami, osobní údaje budeme zpracovávat ještě 10 let. Pokud se jedná o další právní tituly zpracování, vždy bude záležet na konkrétním právním titulu zpracování. Uvažovat můžeme o obecné promlčecí lhůtě, která je tříletá.

Subjekt údajů má svoje práva

Subjekt údajů má právo vědět co nejvíc o zpracování svých osobních údajů. V praxi to může znamenat, že každý subjekt údaje má právo:

Mít přístup k osobním údajům

  • správce na základě žádosti sdělí, zda vůbec zpracovává osobní údaje konkrétního subjektu
  • pokud ano, subjekt údajů se může ptát na to, jaké údaje a jakým způsobem správce zpracovává, z jakého zdroje údaje pocházejí, tedy jednoduše – všechny informace o zpracování údajů o konkrétním subjektu

 

Opravit nebo doplnit svoje údaje

  • pokud subjekt údajů zjistí, že správce zpracovává nesprávné údaje, požádá o opravu a správce mu musí vyhovět (samozřejmě s ohledem na technické možnosti)

 

Požadovat výmaz svých údajů

  • pokud správce již osobní údaje nepotřebuje, vyhoví žádosti subjektu údajů o výmaz
  • pokud správce takové žádosti vyhovět nemůže, například proto, že běží zákonem stanovená lhůta pro archivaci příslušných dokumentů, subjektu údajů vše vysvětlí

 

Omezit zpracování svých osobních údajů

  • nastane-li problém nebo spor ohledně zpracování osobních údajů, tak omezíme zpracování osobních údajů do té doby, než se vše vyjasní

 

Přenést svoje údaje jinam

  • pokud osobní údaje zpracováváme v elektronické formě, subjekt údajů může požádat o přenesení údajů k jinému správci

 

Vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů

  • nebudete-li souhlasit se zpracováním osobních údajů s ohledem na náš oprávněný zájem, můžete vznést námitku
  • pokud si oprávněný zájem neprokážeme, zpracování osobních údajů ukončíme

 

Žádost subjektu údajů vyřídíme bezplatně, a to do třiceti dnů. Pokud by byla žádost složitá, můžeme lhůtu prodloužit o šedesát dní. Budou-li žádosti opakované nebo nepřiměřené, lze požadovat uhrazení poplatku. O tom ale vždy subjekt údajů informujeme předem.

LAWYA je jako advokátní kancelář tak trochu specifickým správcem osobních údajů, proto se některá práva subjektů údajů mohou uplatňovat jinak. Pověřence pro ochranu nemáme, ale v případě nejasnosti nás kdykoliv můžete kontaktovat na [email protected] Vše rádi podrobněji vysvětlíme.

Kdo na nás dohlíží

Na dodržování práv a povinností všech zúčastněných dohlíží Úřad na ochranu osobních údajů, IČO: 70837627, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, na který se můžete obrátit prostřednictvím emailu [email protected] nebo datovou zprávu do datové schránky qkbaa2n. Bližší informace o dozorové činnosti jsou k dispozici na https://www.uoou.cz/.

Budeme zásady měnit?

Tyto zásady pro nás platí od 25. 5. 2018. Protože se čeká na schválení nového zákona o zpracování osobních údajů, může se stát, že nová práva a povinnosti, které snad přinese nová právní úprava, zahrneme i do naší praxe. Pokud k tomu dojde, novelizujeme tyto zásady a o změně budeme v předstihu informovat. Neznamená to ale, že znepřístupníme předchozí verze těchto zásad. Zpracování osobních údajů má být transparentní, proto všechny starší verze zásad ponecháme na našich webových stránkách www.lawya.cz.

Máte zájem o naše služby?

Napište nám

  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.