Zásady ochrany osobních údajů

Považujeme za důležité, abychom své klienty, návštěvníky našich webových stránek www.lawya.cz, účastníky odborných vzdělávacích akcí a naše obchodní partnery jasně a jednoduše informovali o tom, jak budeme nakládat s osobními údaji, které nám svěří.

Tyto Zásady zpracování osobních údajů se vztahují k obchodním korporacím spadajícím do skupiny LAWYA:

• LAWYA, s.r.o., IČO: 023 22 021, se sídlem Březinova 746/29, Žabovřesky, 616 00 Brno, spisová značka C 80898 vedená u Krajského soudu v Brně,
• LAWYA, advokátní kancelář s.r.o., IČO: 070 13 531, se sídlem Březinova 746/29, Žabovřesky, 616 00 Brno, spisová značka C 105635 vedená u Krajského soudu v Brně
• LAWYA tender, s.r.o., IČO: 035 84 607, se sídlem Březinova 746/29, Žabovřesky, 616 00 Brno, spisová značka C 85667 vedená u Krajského soudu v Brně
• LAWYA advisors, s.r.o., IČO: 066 66 761, se sídlem Březinova 746/29, Žabovřesky, 616 00 Brno, spisová značka C 103529 vedená u Krajského soudu v Brně
• LAWYA data protection, s.r.o., IČO: 070 84 498, se sídlem Březinova 746/29, Žabovřesky, 616 00 Brno, spisová značka C 106079 vedená u Krajského soudu v Brně
• LAWYA education, s.r.o., IČO: 066 66 442, se sídlem Březinova 746/29, Žabovřesky, 616 00 Brno, spisová značka C 103526 vedená u Krajského soudu v Brně
• LAWYA accounting, s.r.o., IČO: 089 96 954, se sídlem Březinova 746/29, Žabovřesky, 616 00 Brno, spisová značka C 116616 vedená u Krajského soudu v Brně

(společně dále jen „LAWYA“),

LAWYA za všech okolností klade důraz na to, aby zpracování probíhalo v souladu s platnou právní úpravou a s respektem k právům všech zúčastněných.

1. LAWYA jako správce osobních údajů

Správce rozhoduje o tom, jak bude probíhat zpracování osobních údajů, a za zpracování osobních údajů, které provádí, i plně odpovídá.

Ve vztahu ke zpracovávání osobních údajů jsou výše zmíněné obchodní korporace skupiny LAWYA podle zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů a Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů, dále také jen „Nařízení“ nebo „GDPR“) společnými správci osobních údajů. Jednotlivé korporace skupiny LAWYA zpracovávají Vaše osobní údaje dle svého zaměření, a to zejména v souvislosti s poskytováním právních služeb, poskytováním služeb a poradenství v oblasti zadávání veřejných zakázek, účetnictví, ochrany osobních údajů nebo organizací vzdělávacích akcií, případně v rámci komunikace a jednání, které poskytnutí těchto služeb předcházejí.

Zpracováním osobních údajů se rozumí jakákoliv operace nebo soubor operací, které jsou prováděny s osobními údaji nebo soubory osobních údajů pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení.

Osobními údaji mohou být veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (dále jen „subjekt údajů“). GDPR stanoví, že identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby.

Osobními údaji zvláštní kategorie jsou takové údaje, které vypovídají o rasovém či etnickém původu, politických názorech, náboženském vyznání či filozofickém přesvědčení nebo členství v odborech, a zpracování genetických údajů, biometrických údajů za účelem jedinečné identifikace fyzické osoby a údajů o zdravotním stavu či o sexuálním životě nebo sexuální orientaci fyzické osoby.

Z naší praxe vyplývá, že zpracováváme zejména tyto osobní údaje:

• identifikační údaje osob (jméno, příjmení nebo obchodní firma, akademický titul, IČO nebo DIČ)
• kontaktní poštovní adresu nebo e-mailovou adresu, resp. adresu sídla společnosti
• telefonní číslo
• platební nebo bankovní údaje
• datum narození nebo rodné číslo
• jiné osobní údaje, včetně zvláštní kategorie osobních údajů, které se vztahují k plnění smlouvy nebo našich jiných povinností.

Pokud nemáme souhlas se zpracováním osobních údajů, zpracováváme osobní údaje pouze tehdy, pokud zpracování lze opřít o jiný důvod – právní titul, a to pouze za určitým účelem.

Zpracování osobních údajů LAWYA provádí zejména ve vztahu k plnění smlouvy, na základě které poskytuje právní služby ve smyslu zákona č. 85/1996 Sb., o advokacii, ve znění pozdějších předpisů, nebo služby a poradenství v oblasti zadávání veřejných zakázek, účetnictví, ochrany osobních údajů nebo v oblasti organizace vzdělávacích akcií.

V návaznosti na poskytování právních služeb zpracováváme osobní údaje o klientech, protistraně nebo o dalších zúčastněných osobách. V tomto případě je zpracování osobních údajů nezbytné proto, abychom mohli dostát svých povinností, které pro nás ze smlouvy o poskytování právních služeb vyplývají.

Při poskytování vzdělávacích nebo jiných služeb LAWYA zpracovává osobní údaje účastníka, který se přihlásil na kurz nebo navázal s LAWYA jiný závazkový vztah. Rovněž v tomto případě je zpracování osobních údajů nezbytné proto, abychom mohli dostát svých povinností, které pro nás ze smlouvy vyplývají, tj. umožnit účast na kurzu a případně vystavit certifikát o úspěšném absolvování kurzu nebo zajistit poskytnutí služby odpovídajícím způsobem.

S plněním smlouvy při poskytování služeb rovněž souvisí povinnosti sdílet osobní údaje s finanční správou nebo s jinými orgány veřejné moci. Pokud takto postupujeme, plníme povinnosti vyplývající z příslušné právní úpravy. Ve vztahu k poskytování právních služeb nás rovněž zavazují i povinnosti vyplývající z AML (dle zákona č. 253/2008 Sb. o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, ve znění pozdějších předpisů).

Naše činnost primárně směřuje k tomu, abychom chránili zájmy svých klientů, resp. třetích osob. I pro tento účel můžeme zpracovávat osobní údaje, pokud nám takovou povinnost ukládají právní předpisy vztahující se k výkonu advokacie.

Účelem, pro který můžeme zpracovávat osobní údaje, je i ochrana našeho oprávněného zájmu. V situaci, kdy budeme například vymáhat dlužné pohledávky klientů nebo chránit bezpečnost svých webových stránek, může dojít i ke zpracování osobních údajů. Pokud nás klienti kontaktují prostřednictvím kontaktního formuláře na webových stránkách https://www.lawya.cz/kontakt/, budeme osobní údaje, které ke zprávě pro nás připojí, využívat primárně pro další komunikaci a vyřízení jejich požadavku, nikoliv pro jiné účely.

Vaše osobní údaje můžeme zpracovávat i na základě uděleného souhlasu se zasíláním obchodních sdělení nebo marketingových nabídek. Například pokud účastníci kurzů projeví zájem, můžeme je s jejich souhlasem informovat o našich dalších činnostech nebo činnostech našich partnerů. Udělení souhlasu je dobrovolné a není podmínkou pro poskytnutí našich služeb nebo komunikaci s námi. Udělený souhlas lze kdykoliv odvolat zasláním zprávy na [email protected] nebo prostřednictvím odkazu v každém zaslaném sdělení. Obsahem těchto sdělení mohou být nabídky služeb, odborných akcí nebo seminářů, kterých se účastníme nebo které pořádáme sami nebo ve spolupráci s partnery, příp. obdobné informace. Bližší informace jsou uvedeny v textu souhlasu nebo Vám je poskytneme na vyžádání.

S ohledem na neustále se měnící právní prostředí si myslíme, že je vhodné naše klienty a účastníky kurzů informovat o nejdůležitějších změnách a novinkách, resp. o tom, jaké služby a kurzy (aktuálně nebo nově) nabízíme. K rozesílání těchto informací se ale stavíme střízlivě a takové zprávy mohou klienti vždy obratem odmítnout. To budeme vždy respektovat a na poskytování našich služeb to nebude mít vliv.

Zpracování osobních údajů provádíme jak manuálně, tak automaticky. Rozesílání obchodních nabídek si žádá automatizovaný způsob zpracování, který nám nejenom šetří čas, ale vyřeší i technické zabezpečení hromadné komunikace. Profilování nebo automatizované rozhodování neprovádíme (ani to zatím nemáme v plánu).

2. Příjemci a zpracovatelé osobních údajů

LAWYA zpracovává Vaše osobní údaje prostřednictvím svých zaměstnanců a dalších osob, se kterými spolupracuje. Těmi jsou zejména trvale spolupracující advokáti a další administrátoři, poradci nebo konzultanti, případně dodavatelé technických řešení, jejichž služeb využíváme.

Vždy však dbáme na to, aby každý pracoval pouze s těmi osobními údaji, které jsou nezbytné pro výkon práce, a své dodavatele a obchodní partnery zavazujeme k dodržování všech povinností, které vyplývající z těchto Zásad, příp. z Nařízení. Seznam aktuálních příjemců nebo zpracovatelů poskytneme na vyžádání.

3. Dodržujeme základní zásady

Pokud nakládáme s osobními údaji, vždy respektujeme základní zásady, tedy:

Zásadu zákonnosti, korektnosti, transparentnosti

• osobní údaje nezpracováváme jen tak, vždy máme důvod (právní titul) ke zpracování
• způsoby zpracování netajíme, protože věříme, že subjekty údajů mají právo vědět, co se děje s jejich osobními údaji
• naše postupy jsou férové, postupujeme tak, jak bychom si přáli, aby jiní správci nakládali s našimi osobními údaji

Zásadu omezení účelu

• účely zpracování nekombinujeme, pokud si to subjekt údajů výslovně nepřeje
• pokud máme s klientem smlouvu o poskytnutí advokátních služeb, příp. pokud se zúčastnil námi pořádaného semináře, jen tak bez dalšího mu neodešleme marketingovou nabídku

Zásadu minimalizace údajů

• zpracováváme jen ty údaje, které nezbytně potřebujeme
• v průběhu zpracování kontrolujeme, jestli nám osobní údaj nechybí nebo naopak nepřebývá

Zásadu přesnosti

• chceme-li poskytovat kvalitní služby, nepřesné údaje nám nestačí
• snažíme se vždy dbát na to, aby všechny údaje odpovídaly skutečnosti

Zásadu omezení uložení

• osobní údaje si nenecháváme navždy, ale pouze po dobu nezbytnou
• pokud osobní údaje už nepotřebujeme, smažeme je

Zásadu integrity a důvěrnosti

• zpracování zabezpečujeme jak organizačně (pečlivě vedeme listinnou spisovou dokumentaci a zabezpečujeme svoje prostory), tak technicky (dbáme na odpovídající IT zabezpečení počítačů i sítě)

4. Jak dlouho budeme zpracovávat osobní údaje?

Tak dlouho, jak je to nezbytné, ani o chvilku déle. Je pro nás důležité, abychom shromažďovali jenom nezbytné osobní údaje a po nezbytně nutnou dobu.

Osobní údaje si musíme ponechat po celou dobu plnění smlouvy, kterou jsme vázáni. Protože musíme vše řádně vyúčtovat a editovat, jsme vázání archivačními lhůtami, osobní údaje budeme zpracovávat ještě 10 let po konci plnění smlouvy, kterou s Vámi uzavřeme (např. smlouvy o poskytování právních služeb).

Pokud se jedná o další právní tituly zpracování, vždy bude záležet na konkrétním právním titulu zpracování. Uvažovat můžeme o obecné promlčecí lhůtě, která je tříletá.

V případě zpracování osobních údajů z kontaktního formuláře si tyto údaje ponecháme po dobu tří měsíců, pokud nenastane jiný právní titul pro zpracování.

5. Subjekt údajů má svoje práva

Subjekt údajů má právo vědět co nejvíc o zpracování svých osobních údajů. V praxi to může znamenat, že každý subjekt údaje má právo:

Mít přístup k osobním údajům

• správce na základě žádosti sdělí, zda vůbec zpracovává osobní údaje konkrétního subjektu
• pokud ano, subjekt údajů se může ptát na to, jaké údaje a jakým způsobem správce zpracovává, z jakého zdroje údaje pocházejí, tedy jednoduše – všechny informace o zpracování údajů o konkrétním subjektu

Opravit nebo doplnit svoje údaje

• pokud subjekt údajů zjistí, že správce zpracovává nesprávné údaje, požádá o opravu a správce mu musí vyhovět (samozřejmě s ohledem na technické možnosti)

Požadovat výmaz svých údajů

• pokud správce již osobní údaje nepotřebuje, vyhoví žádosti subjektu údajů o výmaz
• pokud správce takové žádosti vyhovět nemůže, například proto, že běží zákonem stanovená lhůta pro archivaci příslušných dokumentů, subjektu údajů vše vysvětlí

Omezit zpracování svých osobních údajů

• nastane-li problém nebo spor ohledně zpracování osobních údajů, tak omezíme zpracování osobních údajů do té doby, než se vše vyjasní

Přenést svoje údaje jinam

• pokud osobní údaje zpracováváme v elektronické formě, subjekt údajů může požádat o přenesení údajů k jinému správci

Vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů

• nebudete-li souhlasit se zpracováním osobních údajů s ohledem na náš oprávněný zájem, můžete vznést námitku
• pokud si oprávněný zájem neprokážeme, zpracování osobních údajů ukončíme

Žádost subjektu údajů vyřídíme bezplatně, a to do třiceti dnů. Pokud by byla žádost složitá, můžeme lhůtu prodloužit o šedesát dní. Budou-li žádosti opakované nebo nepřiměřené, lze požadovat uhrazení poplatku. O tom ale vždy subjekt údajů informujeme předem.

Obchodní korporace LAWYA, advokátní kancelář s.r.o., která je součástí skupiny LAWYA, je jako advokátní kancelář specifickým správcem osobních údajů, proto se některá práva subjektů údajů mohou uplatňovat jinak.

Pověřence pro ochranu osobních údajů nemáme, ale v případě nejasnosti nás kdykoliv můžete kontaktovat na [email protected]. Vše rádi podrobněji vysvětlíme.

6. Kdo na nás dohlíží

Na dodržování práv a povinností všech zúčastněných dohlíží Úřad na ochranu osobních údajů, IČO: 708 37 627, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, na který se můžete obrátit prostřednictvím e-mailu [email protected] nebo datovou zprávu do datové schránky qkbaa2n. Bližší informace o dozorové činnosti jsou k dispozici na https://www.uoou.cz/.

7. Budeme zásady měnit?

Nejspíš ano, pokud se změní zákon o zpracování osobních údajů nebo se na nás bude vztahovat jiné závazné rozhodnutí soudu, případně výkladová praxe Úřadu pro ochranu osobních údajů. Tyto Zásady jsme upravili k 1. 1. 2022.