Jedním z možných režimů veřejné zakázky je i veřejná zakázka malého rozsahu („VZMR“), přičemž se jedná o nejčastější výjimku ze zadávání v zadávacím řízení podle zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek (dále jen „ZZVZ“).
VZMR je veřejná zakázka, jejíž předpokládaná hodnota je rovna nebo nižší částce 2 000 000 Kč v případě veřejných zakázek na dodávky nebo na služby, respektive částce 6 000 000 Kč v případě veřejných zakázek na stavební práce. Předpokládaná hodnota se stanovuje k okamžiku zadání veřejné zakázky, přičemž rozhodující pro její určení je cena nebo údaje uvedené ve smlouvě na veřejnou zakázku.
Právní předpisy relevantní pro zadání VZMR
Jak bylo výše uvedeno, zadavatel dle § 31 ZZVZ není povinen VZMR zadat v zadávacím řízení (ačkoli je stále oprávněn). V obou případech poté musí zadavatel dodržovat základní zásady dle § 6 odst. 1 až 3 ZZVZ, přičemž u zadávání mimo režim zákona ztělesňují stěžejní mantinely pro celý proces zadávání. Na VZMR se konkrétně aplikují zásady transparentnosti a přiměřenosti, dále poté zásady rovného zacházení a zákazu diskriminace. Dle § 6 odst. 3 ZZVZ zadavatel nesmí omezovat účast dodavatelů, kteří mají sídlo v členském státě nebo v jiném státě, který má s ČR nebo s EU uzavřenu mezinárodní smlouvu zaručující přístup dodavatelům z těchto států k zadávané veřejné zakázce. S účinností novely není zadavatel v případě VZMR povinen dodržovat § 6 odst. 4 ZZVZ, kde jsou zakotveny zásady plynoucí z evropské zadávací směrnice, tj. zásada sociálně odpovědného zadávání, zásada environmentálně odpovědného zadávání a zásada inovací. Nutno však dodat, že obsahově se tyto zásady mohou krýt s dotačními pravidly, která se na VZMR případně vztahují.
Pro zadavatele VZMR jsou dále závazná obecná pravidla části první a vnitřní předpisy samotného zadavatele. VZMR jsou rovněž často zadávány v rámci určitého dotačního programu, s čímž souvisí povinnost zadavatele dodržovat podmínky poskytovatele dotace. Ve zbylém rozsahu nesmí zadavatel ani dodavatelé opomínat právní úpravu dle zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku, ve znění pozdějších předpisů, jež obsahuje ustanovení veřejné soutěže o nejvhodnější nabídku.
Způsoby zahájení výběrového řízení
VZMR jsou, ač mimo zákonný režim, zadány určitým postupem, který odborná literatura dělí podle způsobu zahájení výběrového řízení. Prvním postupem je tzv. přímé zadání, které se využívá v případě VZMR menší hodnoty. Zadavatel v této variantě osloví jediného dodavatele, kterému bez provedení výběrového řízení zadá veřejnou zakázku. Druhou možností, jak je možné VZMR zadat, je prostřednictvím výběrového (čili poptávkového) řízení, a to buď v uzavřené, nebo otevřené výzvě, případně v kombinované variantě uvedených.
Pokud se zadavatel rozhodne uskutečnit výběrové řízení formou uzavřené výzvy, bude zadavatelem osloven určitý okruh potenciálních dodavatelů – zpravidla dodavatelů, o nichž ví, že budou schopni předmět plnění veřejné zakázky splnit. Počet oslovených dodavatelů není omezený a rovněž není zavazující, tj. v případě, kdy nabídku do výběrového řízení podá dodavatel, který nebyl zadavatelem vyzván, má být i jeho nabídka řádně hodnocena.
Otevřená výzva je vhodná pro zadání VZMR s vyšší hodnotou, kdy zadavatel hledá nejvhodnějšího dodavatele z blíže neurčeného a neomezeného okruhu dodavatelů. Zadavatel vhodným způsobem uveřejňuje svůj záměr uzavřít písemnou smlouvu na plnění veřejné zakázky, a to uveřejněním zadávacích podmínek – nejčastěji na profilu zadavatele. Poslední možností zadání VZMR je kombinovaná výzva, tj. výzva zveřejněna neurčitým dodavatelům, kdy současně je zaslána výzva konkrétním dodavatelům. Takový postup zvyšuje šance na obdržení většího počtu nabídek, respektive šance na nejvýhodnější nabídku pro danou veřejnou zakázku.
Kvalifikační a hodnotící kritéria v režimu VZMR
Výběrové řízení je více formalizovaný postup nežli přímé zadání, čímž se přibližuje zadávacímu řízení podle zákona. V tomto ohledu se i kvalifikační kritéria mohou blížit těm požadovaným v zadávacím řízení, ovšem tato volba zůstává v diskreci zadavatele, případně bude záležet na konkrétních pravidlech dotačního programu. Jedná se o nespornou výhodu VZMR – jelikož kvalifikační kritéria nejsou obligatorní náležitostí zadávacích podmínek, je výběru dostatečně kvalifikovaného dodavatele, který bude způsobilý a schopný splnit předmět plnění veřejné zakázky, docíleno snazším, rychlejším a na míru ušitým procesem.
Zadavatel společně s případnými požadavky na kvalifikaci stanoví i doklady, kterými se mají ony skutečnosti prokazovat. Zpravidla je tyto možné v nabídce nahradit čestným prohlášením, které přispívá ke zjednodušení řízení, jak na straně dodavatele, tak zadavatele. Čestné prohlášení však může být i samotným dokladem, který zadavatel požaduje, přičemž nebude nutné následně předkládat jiné doklady. Kvalifikační kritéria musí zadavatel stanovit především v souladu se zásadou přiměřenosti, přičemž je nutné vzít v potaz specifika předmětu plnění veřejné zakázky. Stanovené požadavky se vždy musí vztahovat k osobě dodavatele a k jeho schopnosti řádně realizovat veřejnou zakázku, a zároveň musí souviset s předmětem plnění veřejné zakázky.
Nejvhodnější nabídka je, stejně jako v zadávacím řízení i v řízení výběrovém, vybrána na základě kritérií hodnocení, které byly předem stanoveny v uveřejněné, případně zaslané výzvě. Kritériem může být pouze nabídková cena, ale v rámci hledání ekonomicky nejvýhodnější nabídky je vhodné zohlednit i například kvalitu nabízeného plnění. Veškeré požadavky zadavatele je opět třeba v maximální možné míře stanovit se zohledněním zadávacích zásad, a přitom musí být kritéria zcela přesná a jednoznačná, aby nemohlo dojít k různým výkladům, což by mělo za následek různé výsledky hodnocení.
Ukončením řízení a případná kontrola Úřadem
Výběrové řízení je ukončeno podpisem smlouvy, eventuálně zrušením řízení. S ukončením se v souvislosti s VZMR nepojí povinnost zadavatele vyhotovit a uveřejnit písemnou zprávu zadavatele, a rovněž není nutné výsledek řízení odesílat do Věstníku veřejných zakázek. V případě změny ze smlouvy na VZMR musí zadavatel zvážit dopad těchto změn dle pravidel upravených v § 222 ZZVZ, jinak se vystavuje riziku porušení zákona, a tudíž i možnému přezkumu ze strany Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže (dále jen „Úřad“).
Kontrola průběhu výběrového řízení je ze zákona omezena. Kontrole Úřadu podléhají VZMR v případě, kdy se zadavatel v souladu s § 4 odst. 4 ZZVZ rozhodl dobrovolně zákonnému režimu při zadání VZMR podřídit. Dále je nutné neopomínat roli Úřadu v situaci, kdy jsou porušeny samotné zásady zadávání veřejných zakázek, jenž se vztahují i na VZMR. A v neposlední řadě i řízení, kdy zadavatel neprávem zadává zakázku v rámci výběrového řízení, ač proto nebyly splněny požadavky na předpokládanou hodnotu.
